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印象傳媒    楊 華

【內(nèi)容摘要】 辦公室是綜合部門，又是樞紐機(jī)關(guān),，既要處理行政事務(wù),，又擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)督辦等繁重工作，是單位的信息中心,、服務(wù)中心,、參謀中心,、運(yùn)轉(zhuǎn)中心。

【關(guān)鍵詞】 辦公室工作,；重要性,；原則；方法
　　
    無論在何種性質(zhì)的企事業(yè)或公務(wù)機(jī)構(gòu)中,，辦公室必不可少,，它既是綜合部門，又是服務(wù)機(jī)關(guān),，縱向要做好上情下達(dá),、承前啟后，橫向要做好協(xié)調(diào)督辦,、后勤服務(wù),，同時(shí)還負(fù)責(zé)文件流轉(zhuǎn)、檔案管理,、會議安排,、人事變動、業(yè)務(wù)接待,、綜合管理等到其他各項(xiàng)職能,，是聯(lián)系同一單位間各個(gè)部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手,，所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情,、敏感的政治嗅覺、較準(zhǔn)確的預(yù)見,、從容的作風(fēng),。

一、充分認(rèn)識到辦公室工作的重要性

    （一）辦公室是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)層與職工的橋梁,。辦公室的一大職能就是文件處理,，一份權(quán)威文件在正式下發(fā)后，未必人人都能正確掌握其內(nèi)涵,，人人都能領(lǐng)會其意義,，這時(shí)辦公室擔(dān)負(fù)著調(diào)查與解釋的功能。如一份績效考核文件,，因涉及經(jīng)濟(jì)利益非常敏感,，在文件制訂下發(fā)前，首先要進(jìn)行調(diào)查研究,，將各部門各層次人員集中到一起進(jìn)行會議討論,，聽取廣泛意見，針對本單位實(shí)際,，結(jié)合預(yù)見情況,，保留精華,，摒棄弊端，做出更實(shí)用的決定,。文件下發(fā)后,，難免有職工不理解有怨言，這時(shí)辦公室人員應(yīng)不急不燥,，從公司整體出發(fā),，耐心解釋，心平氣和,，同時(shí)還要學(xué)會換位思考,，仔細(xì)傾聽，以化解職工心中的疑惑,。

    （二）辦公室是聯(lián)系機(jī)關(guān)與基層的橋梁,。機(jī)關(guān)之所以被稱做“機(jī)關(guān)”，主要一個(gè)原因就是處在領(lǐng)導(dǎo)身邊,，從某種程度上相當(dāng)于“上面”,，那么基層似乎就相當(dāng)于“下面”，如果上下長期不聯(lián)系,，那么必然會互不了解，機(jī)關(guān)不能了解基層動態(tài),，基層也不會了解機(jī)關(guān)所作的努力,，機(jī)關(guān)變得高高在上，工作交流不順暢,。為了避免這一點(diǎn),，辦公室這時(shí)要充分發(fā)揮“中轉(zhuǎn)站”的功能，通過下鄉(xiāng),、走訪,、慰問、辦活動等到形式走出室內(nèi),，主動與基層員工接觸,，了解基層員工的所做所想，同時(shí)還要將調(diào)查到的情況盡快如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào),，以便領(lǐng)導(dǎo)層做出正確判斷,，然后再將領(lǐng)導(dǎo)層的決定正式傳達(dá)到基層，做到上情下達(dá),、下情上報(bào),。例如高溫抗暑期間，迎峰度夏期間,，一線員工相當(dāng)辛苦,，風(fēng)霜雨雪,，照樣出勤，烈日炎炎,，依舊出工,。這時(shí)辦公室可與其他有關(guān)部門一起開展慰問活動，夏送清涼冬送溫暖,，既體恤民情,，又增添了員工的歸屬感。
   
    （三）辦公室是聯(lián)系本單位與外單位的橋梁,。每個(gè)單位都不是獨(dú)立存在的,，都需要與上下左右的各級單位搞好往來，這又是辦公室的一個(gè)重要職責(zé),。辦公室人員在接待中要不卑不亢,，辦事時(shí)公平公正，處理業(yè)務(wù)耐心細(xì)致,，以良好的窗口形象樹立威信,，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，促進(jìn)工作開展,。

二,、辦公室工作必須遵守的三大原則

    （一）保密原則。保密性,，也就是指內(nèi)部信息不得外泄,，既不得泄露給外單位，也不得泄露給不該知情的內(nèi)部員工,。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu),，處在非常關(guān)鍵的位置，是重要的涉密部門,，既要對本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級保密部門負(fù)責(zé),，又要管理各職能部室和員工。辦公室全體人員應(yīng)該提高對保密工作的認(rèn)識,，做到三不：不問,、不說、不講,。由辦公室牽頭,，完善保密工作的組織機(jī)構(gòu)，成立保密工作委員會,，加強(qiáng)對保密工作的領(lǐng)導(dǎo),、管理和監(jiān)督。制訂保密規(guī)章制度,，通過會議或文件形式,，將規(guī)章制度宣讀下發(fā),，讓每一個(gè)辦公室人員熟知保密常識，在日常工作中時(shí)時(shí)提醒自己,。隨著辦公自動化和協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)用,，保密工作的要求更加嚴(yán)格，辦公室人員要謹(jǐn)慎使用計(jì)算機(jī),，妥善使用移動存儲設(shè)備,，不登陸不健康的網(wǎng)站，不安裝來歷不明的軟件,，不隨意復(fù)印本單位的內(nèi)部資料,。辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統(tǒng)以及一些涉密紙質(zhì)文件，這些文件必須要求有專人妥善保管,，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得外傳,。加強(qiáng)檔案管理，在調(diào)閱檔案時(shí)要嚴(yán)格按程序辦事,，由專人調(diào)閱,、復(fù)印、歸還,。

    （二）準(zhǔn)確原則,。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右膀，可以說辦公室工作的準(zhǔn)確性,，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性,，保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作的準(zhǔn)確性涉及到方方面面,，比如，在制訂規(guī)章制度,，或劃分工作范圍時(shí),，必須果斷利索，清楚明白,，不得拖泥帶水,。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問某文件內(nèi)容或某事情處理結(jié)果時(shí)，要回答八九不離十,，不得含糊,。召開會議時(shí)，必須牢牢抓住會議重點(diǎn),，控制會場氣氛,，撰寫會議紀(jì)要時(shí)必須側(cè)重反映，緊扣主題,。在文件處理上,，從上報(bào)到下發(fā),，從請示到落實(shí)，從標(biāo)題到內(nèi)容,，一字都不得有誤,，確保其嚴(yán)肅性和權(quán)威性。對某事件的處理,，必須正確領(lǐng)會國家方針政策,，合法合理，不得偏差,。幫領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí),，要結(jié)合不同地域的不同情況，拿出合理性建議,?？偟膩碚f，就是辦事要穩(wěn),，主意要實(shí),，處理要妥。

    （三）快速原則,。辦事迅速是辦公室的重要作風(fēng),，就是要求工作及時(shí)、高效,。一份文件一旦簽字就開始生效,，就有它的生命周期，辦公室人員必須在周期內(nèi)盡快將文件辦結(jié),，不拖拉不延誤,。

三、做好辦公室工作的幾點(diǎn)方法

    （一）堅(jiān)持學(xué)習(xí),。要學(xué)習(xí)鄧小平理論,、毛澤東思想，學(xué)習(xí)三個(gè)代表,、科學(xué)發(fā)展觀,，與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展,。要學(xué)習(xí)為人民服務(wù)的精神,，強(qiáng)化對辦公室工作的認(rèn)識，強(qiáng)化自身職責(zé),。在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦,，敢于面對問題和矛盾，不害怕不退縮。

　?。ǘ﹫F(tuán)隊(duì)觀念,。團(tuán)隊(duì)精神，即合作精神,，指一個(gè)團(tuán)體中各成員之間互相配合,、和諧相處，共同努力,，達(dá)到目標(biāo),。做為一名合格的辦公室工作人員，不僅自身素質(zhì)要好,，而且更重要的是與團(tuán)隊(duì)伙伴的合作程度高,，配合能力強(qiáng)。

    （三）甘于平淡,。辦公室的工作屬于幕后英雄,，默默無聞，不顯山不露水,。做為辦公室人員,，要堅(jiān)信公司無小事，小事當(dāng)成大事辦,，大事認(rèn)真辦,。
四、做好新形勢下辦公室管理工作的關(guān)鍵,。

    加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育,，不斷提高素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣,，特別是擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù),，如果平時(shí)不注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識,，就難以勝任工作,。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文,、辦事、辦會”的水平和能力,，加強(qiáng)心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng),，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需要。

    做好調(diào)查研究,，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù),。辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)來抓,。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,，認(rèn)真撰寫報(bào)告，提出可行性建議和意見,，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確,、最真實(shí)的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對單位綜合性,、全局性決策的組織,、指導(dǎo)、服務(wù),、協(xié)調(diào)作用,。在制訂工作目標(biāo)時(shí)，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合,，提高辦事效率,。提升服務(wù)質(zhì)量，扎實(shí)開展各項(xiàng)工作,。辦公室工作要做到走一步想三步,，有通盤考慮的意識，有很強(qiáng)的計(jì)劃性和件件事情到位,、項(xiàng)項(xiàng)工作落實(shí)的負(fù)責(zé)精神,。要走一步三回頭，辦完回頭看看,，多檢查幾遍,，重要的活動模擬一遍，辦事辦會才能滴水不漏,。還要走一步是一步,，干好份內(nèi)事，凡事重質(zhì)量,，求效率,，謀創(chuàng)新，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意,、同級滿意,、群眾滿意。提高溝通能力,，抓好綜合協(xié)調(diào),。各個(gè)職能部門是一個(gè)相互聯(lián)系、各有分工的工作體系,。為保證這個(gè)體系運(yùn)轉(zhuǎn)正常,，辦公室發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用,。綜合協(xié)調(diào)包括對上對下、同級之間,、局部與整體之間,、領(lǐng)導(dǎo)人之間、單位與外界之間等多個(gè)方面,。要講究藝術(shù),，靈活運(yùn)用工作方式“彈鋼琴”，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作,，提高服務(wù)質(zhì)量,。

    加強(qiáng)勤政廉政建設(shè)，樹立良好形象,。辦公室是單位的“門面”,，機(jī)關(guān)建設(shè)的“龍頭”，對外形象的“窗口”,。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,，個(gè)人形象的好壞直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此,，辦公室人員要樹立正確的世界觀,、人生觀和價(jià)值觀，勤政上必須做到忠于職守,、善于思考,、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn),，廉政上必須做到不濫用權(quán)力,、廉潔自律、遠(yuǎn)離官氣,、一身正氣,。

五、結(jié)束語

    總之,，辦公室人員需要有服務(wù)意識,、參謀意識，需要有創(chuàng)新精神,、奉獻(xiàn)精神,，需要處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部和外部的關(guān)系,，要增強(qiáng)素質(zhì),，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，把辦公室工作做得更好,。

【參考文獻(xiàn)】
1、王文軍：《做好辦公室工作的幾點(diǎn)體會》，《鐵道文秘檔》,，2009.4
2,、馮夢令：《正確處理五個(gè)方面的關(guān)系》，《鐵道文秘檔》,，2010.4
3,、宋津方：《新時(shí)期如何做好辦公室行政管理工作》，《品牌》,，2011.6