宋 小 鴻
傳媒中心是一個集報紙、網站,、手機報和城市電子屏媒體于一身的綜合性新聞機構,，是一個業(yè)務特征明顯的單位,。辦公室作為新聞機構的一個科室,，在諸多業(yè)務科室中,，其從所地位與服務職能比較明顯,，辦公室的重要性和作用難以凸現,，始終處于“二線”地位。但并不是說辦公室可有可無,，或者說辦公室的工作不重要,。相反，隨著傳媒中心事業(yè)的發(fā)展,，對辦公室的工作提出了更多,、更新、更高的要求,，如何搞好辦公室的工作,，是下步傳媒中心中心需認真面對和研究的重要問題。在此,，作者根據自己在辦公室近五年的工作經驗,，談些浮淺的體會，以期拋磚引玉,，共同搞好辦公室的工作,。
一、充分認識辦公室的地位和作用,。
辦公室是傳媒中心這臺新聞機器正常運轉整個鏈條中不可缺少的重要一環(huán),，同樣是傳媒中心的一個重要部門,。之所以說它重要,，是因為辦公室具有管理服務、綜合協調,、后勤保障等多項職能,，其工作人員每一個都獨當一面，負責一項具體的工作,，這些職能發(fā)揮得好壞,，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響,。
管理服務職能是辦公室工作的重要組成部分,。其內容主要包括以下幾個方面：一是公文管理，即辦公室負責公文的收發(fā),、傳遞,、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜,。這項工作如有疏漏，也會造成嚴重的失誤,。比如,，前不久召開的全縣春風行動動員大會，由于負責記者采訪安排的新聞部主任請假不在位,，代崗的副主任不能上黨政網,，沒有及時發(fā)現黨政網上的會議通知。辦公室對這一情況疏忽了,，沒有考慮到,，沒把會議通知及時告知新聞部值班副主任，造成記者沒有到場采訪的情況發(fā)生,；二是事務管理,，如會議的安排，會場的布置,，接待上級和兄弟單位的來人,，安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生,、聯系內外等,。這些工作，看似簡單,，但不用心去做,，都會影響到一個單位的社會形象；三是搞好服務,，即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質和精神兩方面的服務,，無論大墅桃林洪災還是浮林村發(fā)生山林火災事故，記者能在第一時間趕到現場,，其中也有駕駛員的一份功勞,。綜合協調職能有如下內容，一是聯系溝通,，上情下達,，下情上達，切實保證領導班子的正確決策能夠認真貫徹落實,；二是化解矛盾,，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時，進行協調,，進而化解矛盾,；三是合理安排，協助領導班子安排好決策實施過程中的人和事,，保證每一項工作落到實處,。后勤保障職能主要是做好交通保障,、辦公設施、辦公用品的供給等,。 研究辦公室的職能內容,，對于我們認識辦公室的地位和作用，十分重要,，才能明白做好辦公室工作的重要的意義,，才能增強做好辦公室工作的自覺性。
二,、做好辦公室的工作的幾點體會
做到“一實一快”,、 “兩勤三心”。
“一實一快”,、即求實,、快捷。辦公室工作,，無論是辦文,，還是辦事，都要從實際出發(fā),，實事求是,，對癥下藥。就是工作人員作風要踏實,，不弄虛作假,，不可無中生有，不能搞形式主義,，不做表面文章,，自覺實事求是。同時,，好中求快,，快中求好，努力提高工作效率,。辦事拖拉,，作風疲沓，時間觀念不強,，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員必須牢固樹立時間觀念,、效率觀念,，增強只爭朝夕的緊迫感和責任感。切實做到當日事當日畢,，急事急辦,，特事特辦,，及時完成領導交辦的工作。
“兩勤”,，即腿勤,、口勤。辦公室人員應經常到各科室走走,，遇事多問問,，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽,，做到心中有數,，這樣做起工作來才能得心應手?！叭摹?，即耐心、專心,、細心,。服務是辦公室的一項重要工作，做服務工作一定要耐心,，要有禮貌,，熱情周到，不擺架子,，盡量讓人滿意,。做工作時要專心，不能三心二意,，要仔細研究,，能夠深入進去。平時工作中還要細心,，多觀察,，多思考，自覺找工作中的漏洞和不足,，以不斷改進,。
突出重點,強化“四種意識”
服務意識。辦公室的主要職責就是服務,作為辦公室工作人員,只有強化服務意識,才能作出優(yōu)異的成績,讓領導滿意,、讓群眾滿意,。一要全方位做好各項服務工作,增強服務的主動性。二要正確處理好各方面的關系,提高服務質量和效果,。為領導服務,、為員工服務、為群眾服務,三者相互聯系,不可偏廢,。對上服務和對下服務是一致的,在做好為領導服務的同時,要不斷加強為其他科室員工和群眾服務的工作,如實反映員工和群眾的意見,更好地溝通領導與員工和群眾之間的聯系,真正起到橋梁和紐帶作用,。
責任意識,。辦公室工作無小事,每一件工作都容不得半點虛假,一旦出現疏漏,都可能捅婁子、誤大事,。因此,辦公室人員要增強責任意識,做到工作認真,、態(tài)度端正、處事果斷,在任何人面前,、在處理任何事上,都要從嚴要求,、從優(yōu)服務,確保工作萬無一失。
奉獻意識,。辦公室工作的服務性就決定了辦公室工作突發(fā)事情多,、應急事項多、需要加班加點的任務多,工作既苦又累,?！坝泄?jié)無假,有假無閑”是辦公室工作的寫照。因此,辦公室工作人員要保持一種平靜的心態(tài),、平和的心態(tài),、淡泊名利，寵辱不驚,，守得住委屈,，受得了氣，做到吃苦不叫苦,，有難不怕難,，有累不喊累，受氣不賭氣,，勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意做好各項工作,。
效率意識。辦公室人員尤其需要增強效率意識,要時刻關注和把握重點工作,做到早介入,、早思考,、早研究,增強工作的主動性。對領導交辦的事情,要說辦就辦,、不能推諉扯皮,、拖拖拉拉。對領導決策,要全程跟蹤,全程督察,將落實決策的各個階段,、環(huán)節(jié)以及存在的困難和問題及時,、準確地反饋給領導,為領導進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務,。 轉
處理辦公室工作的“三個關系”
處理好“動”與“靜”的關系,。既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質做好每一件事,，更要注意事后的反思,。誰都知道辦公室事務性工作多，其實就是每天在辦事,、辦會,、辦文中度過。這“三辦”使辦公室在“動”中忙碌不堪,。但事情都是人辦的,，辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作成效如何,，往往是為人處事能力的真實寫照,。古人講的“先做人后做事”就是這個道理。我們雖然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求,，但也要學會在“動”中干事,，在“靜”中總結提高，使自己的知識,、技能,、性格、能力,、品格素質適應辦公室工作要求,。學會做人，做事就可能事半功倍,，有時甚至達到“四兩撥千斤”的效果,；反之，事倍功半,，吃力不討好,，還可能招來非議。
處理好“虛”與“實”的關系,。既要虛事實做,，又要從實事中抽象理性的東西。辦公室作為辦事機構,，承擔黨務,、紀檢、精神文明建設,、工會,、群團等有關活動等工作。有些事看起來很虛,，但將虛事做實,，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與,。如近些年開展的職工體檢,、工會、團支部系統開展的活動等,。作為行政辦事機構,，面對管理上的實事要學會從中抽象出規(guī)律性的東西。如實紀錄過去不是辦公室的主要工作,，而要達到一種“重要的不是事實,，重要的是對事實的理解，是如何對新的事實作新的理解,?！钡妮^高境界。
處理好“忙”與“閑”的關系,。既要忙而不亂,，又要在相對輕松時注意平峰填谷。俗話說文武之道,，一張一弛,。忙與閑都是相對的，辦公室工作不應總是顯得忙,，像是一條沒有彈性的直線,，而應是一條有張弛有度的曲線。一是要加強工作的預見性,，每年的通訊員會議,、綜合考評的材料可以預知的，其它工作盡量避免和可以預見的工作撞車,。平時多觀察,、多積累，有事就不用臨時抱佛腳,。二是要分清主次,，要以主要精力、干好最重要的工作,，用放松大腦時間處理大量的一般性事務性工作,。
三、把辦公室工作做的更好的幾點建議
一是平時日常工作要做實做細,。傳媒中心是一個特殊的單位,，辦公室是傳媒中心是一個特殊科室。和其他業(yè)務科室相比,，技術要求和專業(yè)知識要求都不高,，平時所做的事情都是一般性的事務工作,，做起來容易，但是麻煩就麻煩在頭緒多,、事情雜,、容易亂。特別是從2007年實行綜合考評制度以后,，對辦公室工作的要求顯各特別高,。對日常工作,，一定要理得清,、理得順、做得勤,、做得整,，切忌丟三落四、搞亂套,、今天的事情拖到明天,、事事留個小尾巴等等。也就是說哪些事急著要做,，哪些事可以緩著做,，不能落下什么，也不能搞亂掉,，要在自己頭腦中有本“帳單”,，如果感覺自己“腦子”不夠用，就自己用個小本子,，及時把要辦的一些事務記下,，晚上下班前，再看看,，是不是還有應辦沒有保的事情,？如果平時不把工作做細做實，到年底整理臺帳就是一堆亂麻,。
二是分工再細化,，責任再明確。辦公室的常規(guī)性工作,，包括電子政務(黨政網管理),、人事和人才工作、報刊發(fā)行,、公務接待,、會務安排、報銷審核,、政府采購,、財產登記管理、文創(chuàng)項目、信息報道,、評報,、文件(報刊)收發(fā)、宣傳思想工作,、精神文明建設,、黨建工作、綜合治理,、普法教育,、計劃生育、愛國衛(wèi)生,、檔案管理,、領導在線學法、節(jié)能減排,、老干部工作,、黨風廉政建設、保密工作,、版面照排,、校對、廣告設計,、材料打印,、統計、稅務,、發(fā)票,、工會、餐卷核發(fā),、公積金,、統籌、稿費的登記,、郵匯,、廣告的復核、登記等工作,，共有40多項,，這不包括大量臨時性工作，具有“繁,、雜,、忙、細,、瑣”的特點,。辦公室人員目前由財務室,、照排室、駕駛員文秘等組成,，工作涉及面廣,，分工也相對獨立，真正在辦公室從事綜合性服務工作的也只有兩個人,，因此工作量還是很大的,。根據傳媒中心現狀，充實工作人員不大可能,，只能通過優(yōu)化組合,，細化分工，提高待遇,，發(fā)揮工作積極性,，進一步挖掘現有人員的潛力。通過一定形式,，把40多項工作逐項落實到人，責任到人,，有利于每一單項工作從年初制定工作計劃抓起,，從頭至尾，每一個環(huán)節(jié)都不遺忘,，從而把務項工作做的更圓滿,，確保年底綜合考評取得高分。
三是領導重視,，給辦公室人員應有的地位,。
一是領導充分認識辦公室的地位和作用，經常性的給予談話,、關心和鼓勵,。表揚和批評都是手段，目的都是為了每一個同志改正缺點,，發(fā)揮長處,，取得不斷的進步。是表揚多一點同,，還是批評多一點,，一要看工作實際，二要看員工性格,，因人而異,。通常來說，應該表揚要多于批評,，要多看到員工的優(yōu)點和所付出的勞動,。絕大多數的人,，都在意領導對自己的評價，領導的表揚和肯定,，是激勵下屬努力工作的法寶,，只有在領導的不斷激勵下，才能讓員工產生成就感和自信心,，才能源源不斷的激發(fā)其內在的工作積極性,。相反，批評多了,，就會有挫折感,，喪失信心，對工作失去興趣,，甚至產生叛逆心理和抵觸情緒,。我相信，一個后進分子,，如果領導能不放過他一個微小的進步,，都及時給予表揚和肯定，不管別人信不信,，反正我相信,，他最終一定會成為一名優(yōu)秀的員工。此外,，對每一個員工及其家庭,，都要給予真心的關懷，讓員工能切身感受到組織的存在,，組織真的在關心自己,，才能讓員工有歸宿感，對組織產生認同感,，才會真正把工作當作自己的一份事業(yè)來做,，而不僅僅是謀生的手段。二是努力提高辦公室和后勤人員的待遇,。近年來,，中心領導曾多次組織中層干部到兄弟報社學習考察，每到一處我都要了解各個報社崗位責任考核制度,，特別是對后勤人員考核的模式,。個人始終認為，目前我們的崗位責任考核制度是不利于充分發(fā)揮辦公室人員工作積極性的,。我認為還是絕大多數報社采用的以一線人員的平均數為基數的考核獎制度更公平一些,。雖然有人認為這是吃大鍋飯，是平均主義,。但我有三個疑問：一是如果這種方法不合理,，為什么取得絕大多數兄弟報社的認同,？二是有人認為這是打野豬式的分配方式，然我認為老祖宗發(fā)明的這種打野豬的分配方式正是老祖的智慧所在,。如果不是,，為什么這種辦法能延傳子孫幾千年而不絕呢？孔老夫子說,，不患寡而患不均,。均者，和諧也!要不傳媒中心的領導承擔責任,，冒著風險,，不斷改善和提升員工待遇，而總有員工不思感恩,，反而忿忿不平呢,？筆者天資愚鈍，百思而難得其解,。
總之,，做好辦公室工作，推進傳媒中心更好的發(fā)展是傳媒中心辦公室全體員工共同的心愿,。辦公室全體人員都要要加強學習,，不斷提高完善自身素質，平常即要注意加強學習還要研究政策法規(guī),，加強調查研究。辦公室要有一個好的精神面貌,，待人接物文明禮貌,，談吐自然和諧，處理好問題,，遇事要“三思而行”,，辦事要果斷，不可拖泥帶水,，延誤工作,，避免給工作帶來不良的后果和影響。樹立政治意識,、大局意識,、服務意識、團結協作,，努力而富有成效地工作,，還必須在工作中加強學習、不斷開拓創(chuàng)新,、總結和提高,。
走向全媒體——千島湖傳媒中心十年歷程